🤝 Qu'est-ce qu'un daily meeting dans la construction

Cet article fait partie de la formation gratuite Agile pour l'architecture, n'hésite pas à t'y inscrire pour t'aider à mettre en place l'agile sur tes projets.

Je vais te parler aujourd'hui d'une pratique agile, qui peut vraiment améliorer la coordination entre les membres de ton équipe. Il s'agit d'une réunion courte de 15 minutes maximum, que les équipes pratiquent tous les jours.

Cette réunion quotidienne est appelée : daily meetup, standup meetup, ou simplement daily. En français ça ferait mêlée quotidienne, si on file la métaphore du Rugby ou simplement "point quotidien" ou "réunion quotidienne". Mais les termes anglais sont de loin les plus utilisés.

Mais je t'entends me dire. Il se dit agile et il me propose une réunion quotidienne. Si ce n'est pas de la réunionite ça ! Tous les jours. Oui, cependant tu vas voir, il s'agit d'un type de réunion un peu différent, que les longues réunions chronophages, que tu ne connais que trop.

Pourquoi faire une réunion tous les jours ?

Se réunir systématiquement tous les jours peut vous faire peur, ou vous paraître inutile.

Mais pensez au temps que vous passez tous les jours à essayer de savoir, où en sont les autres pour essayer de vous coordonner ? Pensez aussi au temps que vous pouvez perdre si jamais :

👉 vous faites quelque chose qui finalement n'est pas nécessaire

👉 vous restez bloqué par quelque chose qu'un autre membre de votre équipe sait débloquer

👉  vous passez votre temps à rassurer vos supérieurs que les choses avancent.
Bref se coordonner fait partie déjà de vos pratiques.

Là, il s'agit juste de systématiser, de ritualiser une rencontre quotidienne pour faire un point rapide sans rentrer dans le détail des sujets.

15 minutes, c’est trop court ?

Le daily meeting est une réunion ritualisée, utilisé notamment dans le framework Scrum.

Elle se pratique normalement debout. Si vous êtes à distance, ne vous sentez pas obligé de vous lever de votre canapé :) A distance, c'est un peu différent.
Pourquoi debout ? Justement pour s'assurer que les choses ne vont pas traîner en longueur, car en tant qu'humain, on sent rapidement la fatigue à rester debout !
J'ai d'ailleurs eu la chance de travailler dans le milieu du journalisme en tant que développeur. Et j'ai été frappé de voir que les réunions de rédactions, pour définir les sujets à traiter dans la journée, se font aussi souvent debout, sans doute pour la même raison.

Aussi l'avantage d'être débout est que vous n'avez pas besoin de salle de réunion, et que vous pouvez vous installer devant votre board. Pourvu que vous ayez prévu un peu de place devant :) Allez, on tire les tables !

De quoi parle t'on au daily meeting

Mais alors de quoi on parle à cette réunion ?

Au daily tu vas exposer rapidement ce que tu fais sur le projet et plus précisément :

👉 Ce que tu as fait la veille
👉 Ce que tu vas faire aujourd'hui
👉  Est-ce que tu as un point de blocage ?

Tu ne vas pas rentrer dans le détail des points bloquants si tu en as. Ils seront évoqués dans un échange post-daily entre les intéressés. En effet, le daily doit rassembler tous les membres d'un projet.  Rentrer dans la technique empêcherait une partie de l'assistance de comprendre et de rester attentif.
De plus, ce n'est pas une réunion sur un sujet en particulier, ce n'est pas son but.

Les buts principaux de cette réunion sont :
👉 de "synchroniser" l'équipe
👉 de faire émerger les points éventuels de blocage
👉 de s'assurer que tout le monde à une vision de l'avancement

Mais attention, ⚠️ ce n'est pas une réunion de reporting !

L'équipe doit se positionner comme une équipe autonome et n'est pas là pour rassurer la hiérarchie. Donc les membres de l'équipe parlent aux autres membres de l'équipe. Vous n'avez pas à vous excuser si les choses ne vont pas assez vite, ce n'est pas l'objet.

Cette réunion peut se terminer sur des stats d'avancements, par exemple la présentation du burndown chart qui est utilisé en Scrum. Il s'agit d'un graphique qui montre les tâches finies en termes de points par rapport au nombre de jours restants.

Cela permet de rappeler l'ordre de priorité des tâches, le fait qu'il vaut mieux ne pas s'éparpiller et terminer une tâche plutôt qu'en commencer deux.

Mais encore une fois, aucune obligation.

📅  En pratique, mets en place un daily dans ton équipe

Donc pratiquement ce que je te propose de faire :

✅ Parle à ton équipe pour leur dire que tu voudrais tester une courte réunion tous les jours en les rassurant qu'elle sera très courte, 15 minutes maximum

✅ Définis avec eux qu'elle est l'heure la plus appropriée, elle n'est pas forcément le matin en arrivant, mais peut-être avant de partir déjeuner, en milieu d'après-midi, avant de partir le soir

✅  Définis le rythme : Si le rythme d’une fois par jour vous parait trop important, commencez par une fois tous les deux jours, par semaine ? Mais attention à ne pas perdre le rythme. Cela dépend aussi du fait que les personnes soient à plein temps ou pas sur un projet, si le projet avance vite ou pas. Pour préparer un rendu de concours par exemple, une réunion tous les jours est vraiment importante, car le rythme est très rapide et une erreur de priorisation peut vraiment couter chère.

✅ Organise les premières réunions autour du board que tu as mis en place ou à distance si vous êtes en télétravail via votre outil de visio
Et voilà, c’est tout pour cette semaine. Pour aller plus loin, je te recommande l'épisode de mon podcast Agile BIM que j'ai consacré au sujet du daily.

Voila pour le daily, si tu veux apprendre l'agile dans l'architecture et la construction. Abonne toi à notre formation par email pour apprendre l'agile pas à pas.