🤝 Réunion de conception d'un projet de bâtiment. Comment les réussir ?

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En tant qu'architecte, BIM manager ou ingénieur en bâtiment, tu as surement une grande habitude des réunions de conception. Parfois, elles sont très denses. D'autre fois, disons... plus ennuyeuses.

Néanmoins, les réunions de conception sont essentielles, pour concevoir un bâtiment, un espace public ou bien 🏘️ un nouveau quartier.  L'équipe de maîtrise d'œuvre peut ainsi se coordonner et montrer le projet et son avancement au client. Ces rendez-vous réguliers sont autant d'échéances pour structurer la conception d'un bâtiment. Donner un rythme, qui finalement n'est pas si loin des itérations Agile.

Donc finalement, qu'est-ce que l'agile apporte à ce format de réunion qui existe déjà  ?

Pour répondre à cette question, je vais t'expliquer pourquoi cette étape est indispensable en agile. C'est en effet elle qui referme la fameuse boucle des retours ou feedbacks loops 🔁 qui symbolise la conception agile. C'est notamment pendant cette réunion, que tu vas recevoir les avis des parties prenantes : maître d'ouvrage, utilisateurs finaux et autres membres de l'équipe projet.

Mais quand tu parles de retours ou boucle de retours, qu’entends-tu par là ?

La boucle de retours ou feedback loop, c'est quoi l'idée ?

La “feedback loop” ou “boucle de retours”, c’est ce qui représente la progression d’un projet Agile. En effet, on avance itération après itération. Et à chaque étape, l’équipe montre le projet tel qu’il est aux parties prenantes afin de recueillir des avis

Avec la méthode traditionnelle (ou en cascade = waterfall), il peut se passer des semaines, voire des mois avant qu’une décision soit finalement évaluée par le maître d’ouvrage. Ça peut se faire par exemple à la fin d’une phase. Mais les phases en architecture sont relativement longues : 1, 3, 5 mois. Cela dépend de la phase et de la taille du projet.

Maintenant imagine que tu as travaillé pendant toute cette période. Que le projet est enfin complètement calé. Et qu’après avoir reçu tous les documents, le maître d’ouvrage se rend compte d’un aspect important, qui ne lui convient pas ! 😰

Il demande donc des changements avant de valider le dossier. Mais ces changements peuvent être couteux, pour l’équipe de maitrise d’œuvre. Par exemple s’il faut changer de manière importante la maquette. Cela peut créer des tensions et en tout cas des heures supplémentaires qui vont décaler encore le planning et le démarrage du chantier !

À l’inverse, si chaque itération est évaluée régulièrement, par exemple en faisant une démo de la maquette BIM. Le client ou les autres membres de l’équipe de maitrise d’œuvre peuvent donner leur avis. Et ainsi, si quelque chose ne va pas, on le sait tout de suite, à la fin de chaque démo. On peut alors corriger le tir rapidement. Ce qui est beaucoup moins coûteux que de faire les modifications plus tard.

Quand on conçoit un bâtiment, une voiture, un téléphone ou un logiciel, le coût des modifications s’accroit en effet de manière exponentielle avec le temps comme le montre l’illustration suivante.

De plus, le client prend une part beaucoup plus active à la conception, car il peut réorienter l’équipe de maitrise d’œuvre au fil de l’eau. Et ce de manière à mieux correspondre aux besoins, qu’il a identifié chez les futurs utilisateurs de son bâtiment, mais aussi de contraintes pratiques comme le budget disponible.

Donc, tu l’as compris, l’objectif en agile est de réduire la durée de cette boucle des retours. Pour que le projet soit régulièrement revisité par l’équipe et le client. Et que l’on soit ainsi sûr de travailler dans le bon sens avec les bonnes priorités.

Partager la maquette BIM dès que possible !

Les revues de projet ou démos sont idéales pour recevoir des avis à chaud. Les parties prenantes, architectes, ingénieurs, maître d’ouvrage sont rassemblées et peuvent ainsi rapidement confronter leur point de vue sur le projet.  En revanche, elles ne sont pas forcément adaptées pour une discussion approfondie ou trop technique.

Et ceci pour plusieurs raisons :

• Pour ne pas perdre le rythme et “endormir” l’assistance
• Car il est nécessaire d’avoir du recul pour avoir un avis plus affirmé
• Enfin, certaines personnes ne peuvent pas se libérer pour les réunions

En complément des revues de projets ou démo, il est ainsi très utile de partager la maquette BIM dans une plateforme collaborative.

Dans cette plateforme, il doit être possible  :

• De visualiser le projet dans son état actuel ou dans une version précédente
• De pouvoir adapter la visualisation : plan de coupe, points de vue…
• D'écrire des commentaires ou demander des modifications
• De pouvoir suivre l’avancement des sujets via un système de gestion de tâche

Ça tombe bien, j’ai contribué, à une plateforme collaborative Bricks, qui te permet de faire cela : recueillir des avis sur la maquette et gérer les tâches de projet en agile avec ton équipe.

Si tu souhaites tester, n’oublie pas de me faire des retours, positif ou négatif. Et oui, Bricks est conçu en agile, tu l’imagines bien !  

En résumé, je te conseille de mixer les deux approches  :

• Réunions de revues de projet synchrone, en présentiel ou à distance, pour soulever les points majeurs et confronter les points de vue
• Partager  la maquette et discuter en asynchrone pour poursuivre une discussion détaillée au fil des semaines et suivre les avancées sur chaque sujet

En appliquant cette stratégie, on s’approche du but qui est de réduire le temps de retour sur les choix de projet. Et sécuriser le rendu final du dossier, qui sera déjà bien connu du maitre d’ouvrage au moment de rendre la phase

Comment réintégrer les retours dans ta prochaine itération

Donc, tu as maintenant de nouvelles techniques pour récolter de précieux avis sur le projet soit en réunion, soit au fils de l’eau.

Mais comment intégrer ces retours ? Ils ne sont en effet pas forcément tous pertinents. Certains sont peut-être un avis très particulier d’une seule personne.

Par exemple, un ingénieur est forcément par nature plus conservateur qu’un architecte, car il a une responsabilité sur le fait que le bâtiment tienne encore plus grande. Il aura ainsi surement des avis plus mitigés sur le porte-à-faux monumental conçu par l’architecte.

Le maître d’ouvrage, s’il se charge de l’entretien des bâtiments, aura en tête tous les problèmes qu’il a eu sur d’autres chantiers. Et il cherchera à les éviter, en étant peu ouvert aux approches plus risquées.

Enfin, l’utilisateur final aura certainement une idée sur sa manière d’habiter son appartement actuel. Mais peut être des difficultés pour se projeter dans une architecture trop innovante.

Tu l’as compris, chacun prêche sa chapelle comme dit l’expression. Mais néanmoins, chaque personne de l’équipe apporte ainsi une expertise, qu'une seule personne ne peut pas avoir. Ce partage permet de rendre le projet meilleur et de détecter des problèmes. Si tu es comme moi, tu as surement noté plein de défauts de conception dans les bâtiments dans lequel tu évolues. Par exemple dans mon appartement, des portes qui en s’ouvrant en même temps se choquent l’une sur l’autre ! C’est bateau ⛵, mais probablement ça embêtera tout le monde pour les 30 prochaines années !

Le deuxième point à prendre en compte est la temporalité, est-ce que le point relevé est prioritaire, mérite d’être traité dans la prochaine itération. Et là, on ferme la boucle avec la préparation de l’itération suivante, appelé aussi sprint planning dans le Scrum.

🎨 Mets une touche d’agilité dans ta prochaine réunion projet

Mettons cela en pratique, commençons par des choses simples que tu peux tester déjà en interne. Pourquoi ne pas organiser une réunion projet en implication bien sûr avec l’équipe. Mais en ouvrant également aux autres membres de l’agence et aux externes si possible : ingénieurs, client…

Voilà donc ce que je te propose :

✅  Organise une réunion projet interne toutes les deux semaines

✅  Invite des personnes extérieures à l'équipe d’architectes comme les ingénieurs et pourquoi pas le maître d’ouvrage

✅ Liste les nouveautés depuis la dernière présentation et demande à chaque personne responsable de les présenter

✅  Utilise si tu le peux une plateforme collaborative avec un visualiseur IFC pour partager le modèle à l’avance

✅  Recueille les avis de chacun et encourage les participants à parler franchement

✅  Organise un tableau de suivi, pour que l’on sache si les points ont été traité

✅  Si tu utilises une plateforme collaborative, continue la discussion jusqu'à la prochaine démo

La réunion projet est donc bien sûr fondamentale pour la collaboration et l’agilité. Mais encore faut-il concevoir comme un moment d’échange et non comme la présentation d’un travail terminé 😉

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